Ontdek Uw Aantal Engel
3 manieren om Instagram-DM's te beheren en overbelasting van de inbox te voorkomen
Instagram DM's kunnen een krachtig kanaal zijn voor klantenservice en het cultiveren van relaties met je publiek. Overweldigende berichtenvolumes, inefficiënte workflows en een gebrek aan structuur kunnen echter voorkomen dat sociale-mediateams het maximale uit deze betrokkenheid halen, en zelfs de responstijden belemmeren. Voeg dit alles toe aan het jongleren met Instagram-beheer tussen je mobiele telefoon, los van de rest van je sociale tools, en het is geen wonder dat sommige sociale teams zich overweldigd voelen.
Als sommige van deze uitdagingen u bekend voorkomen, bent u niet de enige. Sprout heeft de afgelopen jaren zelfs meer dan 1.000 verzoeken ontvangen voor Instagram DM-beheer in Sprout om de chaos in de inbox te helpen verlichten. Dankzij onze samenwerking met Facebook zijn we verheugd om deze functie uit te rollen naar meer van onze klanten. Terwijl je je klaarmaakt om te profiteren van Instagram-DM's in Sprout, wilden we enkele tips delen om niet alleen je hoofd boven water te houden, maar om je te leren hoe je vakkundig door je DM's kunt zwemmen.
In dit artikel laten we je drie manieren zien om een efficiënte Instagram Inbox-workflow te bouwen:
- Maak een plan en implementeer oplossingen om uw berichtenvolume te organiseren.
- Definieer de rollen van uw team en stel efficiënte workflows in.
- Automatiseer waarschuwingen zodat je nooit een belangrijk Instagram-bericht mist.
De sleutel tot het succesvol balanceren van een groot aantal Instagram-DM's, verhaalvermeldingen, opmerkingen en @vermeldingen is het hebben van de juiste systemen en tools voor de klus. We bespreken hoe we die systemen kunnen ontwikkelen en hoe Spruit Sociaal kan u helpen al uw workflows voor sociale berichten verder te centraliseren en te stroomlijnen.
Prioriteit #1: Maak een plan en implementeer oplossingen om uw berichtenvolume te organiseren
Het belang van planning en organisatie om uw Instagram-klantenservice te bereiken en gemeenschap beheer doelen kunnen niet worden genegeerd. Wanneer u een constante stroom van inkomende DM's beheert, of uw merk plotseling viraal gaat en een golf van @vermeldingen binnenstroomt, kan het hebben van de juiste inboxinfrastructuur het verschil maken.
nummer 6666 symboliek
Hoe ziet die organisatie eruit? Het kan zo simpel zijn als het identificeren van relevante berichttypen of klantenserviceberichtcategorieën waaraan u en uw team prioriteit moeten geven. U zult bijvoorbeeld merken dat Instagram-DM's meer geëscaleerde klantfrustraties bevatten dan opmerkingen plaatsen. Evenzo kan het reageren op berichten over verzend- of bestelproblemen een meer tijdgevoelige prioriteit zijn dan snelle emoji-reacties op een recent Instagram-verhaal.
Als u uw prioriteiten begrijpt, kunt u uw team concentreren en een infrastructuur ontwikkelen die deze belangrijke berichten naar voren brengt. Hier zijn een paar manieren om een aantal van deze oplossingen verder uit te bouwen en te automatiseren met Sprout Social:
- Maak tags voor verschillende klantenservicecategorieën. U kunt bijvoorbeeld tags maken voor verzending/retouren, beschadigde artikelen, klantenliefde of iets anders dat belangrijk is voor uw team om op te reageren.
- Automatiseer het taggen van berichten en filter berichten. Stel geautomatiseerde regels in om inkomende berichten te taggen. Telkens wanneer iemand bijvoorbeeld retour of terugbetaling noemt, wordt dit automatisch getagd met Verzenden/retourneren. Hierdoor kan uw team alleen het type berichten filteren dat u prioriteit moet geven om ruis te verminderen.
- Sorteer berichten in aangepaste inboxen. U kunt een aangepaste inboxweergave maken, exclusief voor Instagram-DM's en opmerkingen die zijn getagd met Beschadigde items om u te helpen dit soort berichten snel aan te pakken. Met deze aangepaste weergaven kunt u eerst berichten met een hoge prioriteit beantwoorden en vervolgens doorgaan naar de minder tijdgevoelige berichten.
- Bewaar uw veelgestelde vragen. In plaats van 200 keer per dag hetzelfde antwoord te typen, kunt u door het merk goedgekeurde antwoorden snel versturen. U kunt deze veelvoorkomende antwoorden inbouwen in de activabibliotheek van Sprout. Met twee klikken kunnen teamleden de juiste antwoorden op inkomende berichten invullen, waardoor u tijd bespaart door meerdere keren per dag antwoorden op elke veelgestelde vraag te typen.

Prioriteit #2: Definieer de rollen van je team en stel efficiënte Instagram-workflows in
Omdat teamgroottes en rollen op sociale media kunnen variëren, zijn effectieve samenwerking en duidelijke verantwoordelijkheden essentieel. Dit kan inhouden dat leden van het klantenserviceteam worden aangewezen met verschillende escalatiemogelijkheden op basis van expertise, of sociale teams die bepaalde reacties indienen voor goedkeuring door de manager. Met een groot aantal berichten kan het lastig zijn om meerdere teamleden in je Instagram-inbox te hebben die reacties proberen aan te pakken.
33 in numerologie
Een infrastructuur die de taken van elk teamlid verduidelijkt en processen stroomlijnt, is van cruciaal belang om uw berichtenvolume te veroveren. Hier zijn een paar manieren om de samenwerking te vergroten en ervoor te zorgen dat uw teamleden efficiënt werken met Sprout Social:
- Taakberichten naar het juiste teamlid. Als je teamleden hebt geïdentificeerd met specifieke expertise rond bepaalde klantenservice- of productcategorieën, of een idee hebt van de bandbreedte van elk individu, kun je profiteren van taken. Tasking zorgt ervoor dat berichten worden toegewezen aan de teamleden die het meest geschikt zijn om te antwoorden of die bandbreedte hebben om te reageren. Als u een bericht inschakelt, wordt dat teamlid een melding en een lijst met taakberichten gestuurd om door te werken.
- Stuur een antwoordbericht ter goedkeuring. Dit is een geweldige optie als u inzicht wilt in bepaalde reacties (bijvoorbeeld een boze klant met een uniek probleem met de klantenservice) van een manager of andere goedkeurder. Goedkeuringen van antwoorden zijn ingebouwd in een eenvoudige workflow waar u de status van de goedkeuring kunt volgen en kunt zien of de goedkeurder het antwoord heeft geaccepteerd of afgewezen (met feedback).
- Reageer niet op hetzelfde bericht met botsingsdetectie . Sprout laat zien of jij en een andere collega dezelfde boodschap gebruiken, zodat je dubbel werk en een verwarrende klantervaring kunt voorkomen.

Prioriteit #3: Automatiseer waarschuwingen zodat je nooit een belangrijk Instagram-bericht mist
Heb je ooit een stressdroom gehad over een faux pas op sociale media, een typfout of het missen van een belangrijk bericht? Dit is waar het opzetten van back-upsystemen en automatiseringen je gemoedsrust kan geven, terwijl je klanten ook een betere ervaring krijgen wanneer ze met je merk op Instagram in contact komen. Je bent tenslotte ook maar een mens, dus maak gebruik van de tools die je tot je beschikking hebt om je leven en het beheer van de inbox van sociale media gemakkelijker te maken.
Het woord automatisering kan intimiderend klinken, vooral als het gaat om sociale media. Maar het creëren van een automatisering hoeft niet nodig te zijn om complexe code te schrijven of autoresponders te gebruiken. Met Sprout kunnen sociale teams en klantenserviceteams snel automatiseringen creëren om ervoor te zorgen dat er geen berichten of mijlpalen door de kieren glippen:
- Mis nooit meer een belangrijk bericht met aangepaste mobiele pushmeldingen. Laten we zeggen dat Instagram DM's en opmerkingen belangrijk zijn vanuit het oogpunt van klantenservice voor uw merk, hetzelfde geldt voor @vermeldingen op Twitter. U kunt alleen voor deze berichttypen aangepaste pushmeldingen instellen, waardoor een waarschuwing wordt geactiveerd wanneer een belangrijk bericht binnenkomt.
- Blijf op de hoogte met Spike Alerts voor grote hoeveelheden inkomende berichten . Een plotselinge toestroom van berichten kan een aantal scenario's signaleren: Misschien is uw merk per ongeluk viraal gegaan of (buiten medeweten van uw team) dat een nieuw product consequent beschadigd wordt weergegeven. Hoe dan ook, Spike Alerts helpen je een crisis of kans te identificeren, preventief in plaats van onschuldig in te loggen op Instagram om vervolgens te worden verpletterd door 10x het normale aantal berichten.
- Voeg specifieke gebruikers toe aan VIP-lijsten. Met VIP-lijsten kun je inkomende berichten van loyale klanten, influencers of zelfs merktrollen segmenteren. In Sprout kun je ervoor kiezen om waarschuwingen te ontvangen wanneer een bericht van een VIP binnenkomt, markeer het bericht gewoon als voltooid of verberg het. Deze geautomatiseerde functies zijn eenvoudig, maar bieden een back-up zodat u nooit belangrijke berichten mist en hopelijk gemakkelijker rust.

Duik in eenvoudiger Instagram-beheer
Klantenservice en community-betrokkenheid op Instagram kunnen een uitdaging zijn. Maar met de juiste planning en tools kunt u tijd vrijmaken die u eerder besteedde aan het doorspitten van uw Instagram-inbox, zodat u zich kunt concentreren op meer strategisch werk. Wij bij Sprout zijn erg enthousiast om door te gaan met het integreren van Instagram DM's in Sprout's Smart Inbox en hopen dat de bovenstaande tips nuttig zijn bij het navigeren, organiseren en reageren op een groot aantal Instagram DM's.
Om aan de slag te gaan met het ontwikkelen van optimale workflows en automatiseringen voor uw Instagram-beheer, begint u a gratis 30 dagen proefversie van Sprout vandaag.
Deel Het Met Je Vrienden: