Er is social media management, en dan is er social media management voor overheidsinstanties. Wie anders kan immers zeggen dat zijn berichten meetellen als openbaar record onder de Freedom of Information Act (FOIA)?



Om naleving van de wet te garanderen, moeten overheidsorganisaties grondige archiveringspraktijken op sociale media implementeren. Het is niet het meest opwindende werk, maar het is van cruciaal belang om uw bureau te beschermen tegen toekomstige risico's. Er zijn er een aantal sociale-mediatools die overheidsinstanties helpen beheer dit proces, maar voordat u een keuze maakt, moet u de unieke benadering van uw land op het gebied van het bewaren van sociale media-records begrijpen.



In dit artikel bespreken we de basisprincipes van social media-archivering, zodat u een zo goed mogelijk geïnformeerde beslissing kunt nemen.

het getal 4

Let op: de informatie in dit artikel vormt geen formeel juridisch advies, en is ook niet bedoeld. Bekijk alstublieft onze volledige disclaimer voordat u verder leest.

Wat is archivering op sociale media?

Archivering op sociale media is het maken van back-ups van inhoud die door en met een organisatie wordt gedeeld, zodat er op een later tijdstip naar kan worden verwezen. Deze back-ups worden lokaal door een organisatie opgeslagen, zodat ze voldoen aan de wetten op het gebied van openbare registers.

Een op tekst gebaseerde afbeelding die zegt:"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

In tegenstelling tot traditionele openbare registers zijn sociale media-records direct zichtbaar voor het publiek zodra ze door uw bureau en uw kiezers zijn aangemaakt. Legitieme (d.w.z. geen spam) opmerkingen, antwoorden, vermeldingen en DM's kunnen allemaal tellen als openbaar record zodra ze op uw sociale profielen zijn gepubliceerd.

Veel – maar niet alle – staten hebben specifieke richtlijnen uitgevaardigd rond openbare registers op sociale media en de opslag ervan. Ga naar de website van uw ministerie van Buitenlandse Zaken voor de meest actuele richtlijnen voor uw archiveringspraktijken op sociale media.



Waarom is archivering op sociale media belangrijk voor overheidsinstanties?

Het archiveren van sociale media-inhoud is een cruciale praktijk voor het behouden van transparantie. Zonder een specifiek proces voor het bijhouden van gegevens op sociale media kan uw organisatie mogelijk niet voldoen aan FOIA-verzoeken om die informatie.

FOIA mag dan in 1966 zijn ingevoerd, de toepassingen ervan zijn breed genoeg om via hun definitie van de term “record” . Onder FOIA wordt een document beschouwd als elk geschrift dat is aangemaakt of verkregen door een instantie of onder controle van de instantie op het moment van het verzoek. Dat omvat boeken, papieren, foto's, video's - en natuurlijk: sociale media-inhoud .

Onder sociale media omvat het meer dan alleen de inhoud van een bericht zelf. Opmerkingen, antwoorden en likes tellen ook mee als verkregen gegevens die ook onder FOIA moeten worden gearchiveerd. Zelfs eenvoudige updates, zoals dit bericht van de Facebook-pagina van de stad Las Vegas, zijn onderworpen aan archiveringspraktijken op sociale media.



Een Facebook-bericht van de regering van de stad Las Vegas waarin wordt uitgelegd dat contant geld niet langer wordt geaccepteerd in het Floyd Lamb Park bij de toegangskiosk van Tule Springs.

Overheidsinstanties zijn verantwoordelijk voor het opzetten van hun eigen archiveringsprocessen op sociale media. Platforms behouden de inhoud van sociale media, maar slechts voor een beperkte tijd. Sociale netwerken, zoals Facebook, X (voorheen bekend als Twitter), Instagram of LinkedIn, zijn particuliere bedrijven. Ze zijn niet gebonden aan FOIA en daarom is het niet nodig dat ze gebruikersinhoud voor onbepaalde tijd bewaren. Zodra die inhoud verdwenen is, is deze waarschijnlijk voorgoed verdwenen.

Hoe en wanneer social media-inhoud te archiveren

Sociale media worden in de VS beschouwd als openbare documenten, maar sommige staten hebben unieke wetten voor het bewaren van openbare documenten die gevolgen hebben voor hoe en wanneer sociale inhoud moet worden gearchiveerd.

Als uw land geen specifieke wetgeving heeft over hoe om te gaan met de archivering van sociale media, kan de Nationaal Archief en Archiefadministratie biedt richtlijnen om dit op de juiste manier te doen. Deze methoden omvatten:

  • Het gebruik van RSS-feeds, aggregators of handmatige methoden om inhoud vast te leggen.
  • Het gebruik van tools die in sommige sociale-mediaplatforms zijn ingebouwd om inhoud te exporteren.
  • Met behulp van platformspecifieke applicatieprogrammeringsinterfaces (ook wel bekend als API's ) om inhoud op te halen.

Als uw bureau regelmatig sociale media op meerdere platforms gebruikt, kiest u voor de API-aanpak. Het klinkt ingewikkeld, maar deze tools en services van derden vereenvoudigen de anders tijdrovende handmatige inspanning van het verzamelen en organiseren van uitgaande en inkomende inhoud.

Het ‘wanneer’-aspect van archivering op sociale media hangt grotendeels af van de door u gekozen methode. Als u van plan bent inhoud handmatig te archiveren, kunt u dit het beste wekelijks of zelfs dagelijks doen om te voorkomen dat het werk te overweldigend wordt. Als u echter archiveert met behulp van een tool, kunt u op kwartaalbasis archiveren.

betekenis van 232

Best practices voor archivering van sociale media

Het idee om elke post, opmerking en interactie op de sociale media van uw bureau op te nemen en te bewaren, kan beangstigend lijken, maar raak niet in paniek. Gebruik deze best practices om aan de regelgeving te blijven voldoen zonder overspoeld te raken.

Definieer rollen en verantwoordelijkheden voor recordbeheer

Als u de archivering van sociale media de verantwoordelijkheid van iedereen laat zijn, zonder dat dit de taak van iemand anders wordt, loopt uw ​​bureau bloot aan veel risico's. Dit geldt vooral voor organisaties die meerdere profielen op verschillende platforms beheren. Hoe meer informatie u op sociale media deelt, hoe gemakkelijker het is dat een record verloren gaat.

Vermijd dit lot door de archiveringsrollen en verantwoordelijkheden samen met de belangrijkste belanghebbenden op sociale media te definiëren. Werk samen om het volgende te identificeren:

  • Wie wordt de aanspreekpunt voor de archivering van sociale media? Deze persoon is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van up-to-date registratieprocessen met betrekking tot sociale media. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het uitvoeren of delegeren van archiveringstaken volgens het door uw organisatie vastgestelde ritme.
  • Hoe vaak moeten berichten worden gearchiveerd? Zoals eerder vermeld, is dit grotendeels afhankelijk van uw voorkeursmethode voor archivering.
  • Waar wordt gearchiveerde inhoud opgeslagen en wie heeft er toegang toe? Als u bestanden in gedeelde opslag opent, zijn bureaus aansprakelijk voor kwaadwillenden die met gearchiveerde inhoud kunnen knoeien. Voor de zekerheid geeft u aan waar records (en hun back-ups) veilig kunnen worden opgeslagen.

Versterk vroeg en vaak wat als openbaar record geldt

Wanneer mensen aan ‘FOIA’ denken, stellen ze zich documenten, foto’s en e-mails voor. Berichten op sociale media zijn daarentegen meestal niet top-of-mind. Het is aan uw team om ervoor te zorgen dat elk personeelslid in uw organisatie de ware definitie van een openbaar document begrijpt en begrijpt waar sociale media in de mix vallen.

Neem informatie op over de soorten inhoud die in uw land als openbaar register worden beschouwd tijdens personeelstrainingen en onboardingsessies. Update uw socialemediabeleid met expliciete do’s en don’ts naleving van sociale media . Soms voelt het misschien als overcommunicatie, maar als het om de publieke sector gaat, is het altijd beter dan genezen.

Herzie uw sociale mediabeleid regelmatig

Sociale-medianetwerken veranderen vaak, en die veranderingen kunnen op alles lijken: van nieuwe servicevoorwaarden tot nieuwe functies. Al deze updates kunnen resulteren in veranderingen in de aanpak van uw organisatie ten aanzien van het archiveringsproces op sociale media. Daarom is het absoluut noodzakelijk dat u uw sociale mediabeleid regelmatig.

Een goed socialemediabeleid behandelt een aantal onderwerpen, waaronder richtlijnen voor persoonlijke accounts, regels voor organisatieverenigingen en wettelijke richtlijnen. Deze onderwerpen zijn verre van statisch, dus het is het beste om ze regelmatig opnieuw te bekijken of wanneer er een grote platformverandering plaatsvindt.

Archiveringstools voor sociale media om het proces te vergemakkelijken

Nu je een aantal best practices hebt om naar te verwijzen, ben je klaar om een ​​aantal tools uit te proberen. Met de volgende platforms kunt u uw compliancebehoeften beheren zonder dat dit ten koste gaat van de efficiëntie.

1. Ontkiem sociaal

Sprout Social verenigt planning, rapportage, luisteren en archiveren van sociale media in één gecentraliseerde tool, ter ondersteuning van meer gestroomlijnde workflows voor overheidsinstanties. In het geval van een verzoek om gegevens kunnen marketeers specifieke berichten weergeven met behulp van de zoekfunctie in de Publiceren sectie . Relevante opmerkingen en antwoorden kunt u vinden met behulp van de zoekfunctie in de Slimme inbox.

Overheidsinstanties kunnen ook Sprout's gebruiken Inbox exporteren om snel berichten, berichten en recensies vanuit de Smart Inbox naar een CSV-bestand te exporteren voor archiveringsdoeleinden. Deze exports bieden duidelijke documentatie van gedetailleerde metadata, inclusief berichttype en tijdstempels, de Sprout-gebruiker die elk bericht heeft verzonden of bewerkt en permalinks naar het bericht op het oorspronkelijke netwerk.

Geanimeerde GIF die laat zien hoe u informatie uit de Sprout Smart Inbox naar een CSV-bestand kunt exporteren.

Vraag een demo aan

3. ArchiefSociaal

ArchiefSociaal is een archiveringsoplossing voor sociale media, mogelijk gemaakt door CivicPlus. Deze tool ondersteunt marketeers bij overheidsinstanties met het in realtime bewaren van gegevens in overeenstemming met de wetgeving inzake openbare registers. Terwijl CivicPlus een portfolio aan oplossingen biedt voor organisaties in de publieke sector, is ArchiveSocial een puntoplossing die volledig gericht is op archivering.

Een screenshot van ArchiveSocial's website home page.

3. Paginafreezer

Paginafreezer is een andere realtime digitale archiveringsoplossing die het juiste behoud van web- en sociale media-activiteiten ondersteunt. Met de tool kunnen organisaties van elke omvang digitale inhoud permanent bewaren op sociale media en daarbuiten, vervolgens toegang krijgen tot die archieven en ze afspelen alsof ze nog live zijn. Hoewel Pagefreezer meer biedt dan alleen sociale archivering, bieden ze geen plannings-, rapportage- of luistermogelijkheden voor sociale media.

Een screenshot van PageFreezer's website home page.

Stroomlijn uw aanpak van social media-archivering met Sprout

Met Sprout Social kunnen overheidsinstanties het beheer en de archivering van sociale media consolideren onder één begrotingspost, en dit alles met behoud van een robuust nalevingsniveau.

Voor meer informatie over hoe Sprout overheidsinstanties helpt sterkere relaties met hun kiezers te creëren door de kracht van sociale media, plan vandaag nog een demo .

20/20 betekenis

Vrijwaring

De informatie in dit artikel vormt geen formeel juridisch advies, en is ook niet bedoeld; alle informatie, inhoud, punten en materialen zijn voor algemene informatiedoeleinden. De informatie op deze website bevat mogelijk niet de meest actuele juridische of andere informatie. Het opnemen van eventuele richtlijnen in dit artikel garandeert niet dat uw juridische risico wordt verminderd. Lezers van dit artikel moeten contact opnemen met hun juridische team of advocaat voor advies over een bepaalde juridische kwestie en moeten zich onthouden van handelen op basis van de informatie in dit artikel zonder eerst onafhankelijk juridisch advies in te winnen. Gebruik van en toegang tot dit artikel of een van de links of bronnen op de site creëert geen advocaat-cliëntrelatie tussen de lezer, gebruiker of browser en eventuele bijdragers of bijdragende advocatenkantoren. De standpunten van eventuele bijdragers aan dit artikel zijn die van henzelf en weerspiegelen niet de standpunten van Sprout Social. Iedere aansprakelijkheid met betrekking tot al dan niet ondernomen acties op basis van de inhoud van dit artikel wordt hierbij uitdrukkelijk afgewezen.

Deel Het Met Je Vrienden: