Als u deel uitmaakt van een druk team op het werk, kan de voorbereiding op vakantie een enorme belemmering zijn.



Ironisch, toch?



Het tempo waarin werknemers tegenwoordig nalaten vrij te nemen, is echter alarmerend. Dit geldt vooral omdat steeds meer mensen dat zijn vechten tegen burn-out op kantoor.

Overweeg dat maar 55% van de werknemers gebruikten hun toegewezen PTO in 2018 niet echt. Dat vertaalt zich in meer dan $ 65 miljard aan voordelen die verloren zijn gegaan.

Yikes.

zien 3:33

Luister: de stress van de voorbereiding op de aftakas mag uw vermogen om op te laden en van een vakantie te genieten niet overschaduwen. In de nasleep van COVID-19 hebben externe werknemers meer hulp dan ooit nodig als het gaat om het loskoppelen en het creëren van ruimte voor vrije tijd.

De 10 stappen van voorbereiding op aftakas (zonder volledig gestrest te raken)

In plaats van uw aanstaande PTO te beschouwen als de bron van een eindeloze takenlijst, hebben we het proces opgesplitst in tien eenvoudige stappen.



Hieronder staan ​​tien essentiële dingen die u moet doen voordat u op vakantie gaat (minus de freakout). We hebben deze stappen ook vertaald in een sjabloon waarmee u eenvoudig de essentiële informatie voor uw collega's hier kunt samenvatten:

Download PTO-sjabloon

1. Bepaal of u de stekker volledig uit het stopcontact wilt halen

Eerste dingen eerst: ga je helemaal van het netwerk af of neem je een deel van je werk mee op vakantie?



Hier is geen juist antwoord. Zeker, de voordelen voor de geestelijke gezondheid van een vakantie zonder stopcontact zijn goed gedocumenteerd.

Maar afhankelijk van uw rol of zelfs van het bedrijfsbeleid, is helemaal loskoppelen misschien niet mogelijk.

Gezien het feit dat een duizelingwekkende 78% van de mensen zeggen dat ze alleen vakantie nemen als ze nog toegang hebben tot hun werk, in ieder geval doen iets terwijl u niet op kantoor bent, is de norm (voor beter of slechter).

belemmeringen voor werknemers die PTO gebruiken

We raden hoe dan ook aan om een ​​aantal basisregels voor uzelf in te stellen om te voorkomen dat u tijdens uw vakantie constant oproepbaar bent.

Probeer bijvoorbeeld collega's duidelijk te maken dat u alleen via e-mail bereikbaar bent en alleen 's ochtends of' s avonds op berichten reageert. Je zou ook kunnen zeggen dat je dat zult doen gebruik Slack om in te checken, maar telefoontjes en e-mails zijn verboden.

2. Plan indien mogelijk uw aftakas van tevoren

Dit lijkt misschien een no-brainer, maar jezelf en je collega's een waarschuwing geven voorafgaand aan de aftakas is een win-win situatie.

Hoe komt het? U wint omdat u vooruit kunt werken en uw vergaderingen of campagnes kunt aanpassen. Ondertussen winnen uw collega's omdat ze in staat zijn om aan hun verwachtingen te voldoen en niet verblind worden door een hoop werk dat in hun schoot valt. Een gemakkelijke manier om dit te communiceren, kan zijn tijdens een teamvergadering een paar weken uit, of door een agenda-uitnodiging te sturen naar degenen die het moeten weten.

Idealiter zou voorbereiding op een vakantie niet moeten betekenen dat je op het laatste moment moet klauteren en in paniek raken. Onthoud dat de aftakas niet alleen van invloed is op de planning van uw collega's, maar ook op die van uzelf. Zelfs een opzegtermijn van een paar dagen wordt zeer op prijs gesteld.

3. Delegeer taken aan collega's die u vertrouwt

Maak niet de fout om een ​​takenlijst voor uw collega's achter te laten en er een eind aan te maken.

Praat in plaats daarvan met ze. Bij voorkeur persoonlijk en daarna ter verantwoording gevolgd door een bevestigingsmail. Laat hen weten waar u hulp bij nodig heeft.

Werkelijke gesprekken zullen potentiële vragen aan het licht brengen die uw collega's kunnen hebben over wat er moet gebeuren. Natuurlijk moet je taken overdragen aan mensen die je vertrouwt, maar ook aan mensen die zelf niet overweldigd worden door werk.

Als een kanttekening: u moet uw collega's wat krediet geven! Hoewel sommigen van ons het gevoel kunnen hebben dat we op het werk volkomen onvervangbaar zijn, zal de wereld (hoogstwaarschijnlijk) niet eindigen omdat u vrij neemt.

4. Zorg ervoor dat uw team toegang heeft tot de tools die ze nodig hebben

Stel je voor: je bent een social media-manager die je Twitter-account van je bedrijf in handen heeft gegeven van een junior medewerker.

Maar als het tijd is om uw wekelijkse Q&A te houden, zijn ze buitengesloten alle van uw sociale accounts. Geen berichten, geen vragen. Niets.

Dit spreekt nogmaals de noodzaak aan om met uw collega's te praten en ervoor te zorgen dat ze de juiste tools en machtigingen hebben om de speling op te vangen. Met Sprout kunt u bijvoorbeeld specifieke toegang en machtigingen verlenen aan teamleden zonder dat u een hele reeks aanmeldingen hoeft te doorzoeken.

collega

Net zoals het hebben van een goedkeuringsproces voor sociale media , is het belangrijk dat uw collega's tools testen en wachtwoorden dubbel controleren terwijl u zich voorbereidt op vakantie en niet achteraf.

5. Automatiseer en wacht zo veel mogelijk op voorhand

Deze tip is vooral belangrijk voor mensen die op sociale media werken, maar is ook van toepassing op beheerders van e-mail of advertentiecampagnes.

Voor uw gemoedsrust moet u proberen uw campagnes vooraf te plannen terwijl u zich voorbereidt op de aftakas. Als u berichten van tevoren voorbereidt, heeft u al het laatste woord over advertenties en kopiëren: het enige dat u hoeft te doen, is een datum en tijd kiezen waarop uw campagnes kunnen starten.

Als u een socialemediabeheerder bent, kunt u planningstools om uw berichten in de wachtrij te plaatsen op basis van de agenda van uw bedrijf. Het platform van Sprout stelt gebruikers ook in staat middelen zoals foto's en bijschriften te beheren, perfect voor het maken van snelle bewerkingen of wijzigingen indien nodig.

Door uw sociale berichten in de rij te zetten, kunt u vooruit werken bij het voorbereiden van uw vakantie

6. Stel een korte afwezigheidsautoresponder samen

Het samenstellen van een afwezigheidsautoresponder heeft een dubbele taak om de verwachtingen van mensen te beheren en hen ook precies te laten weten wanneer u weer beschikbaar bent (of hoe u anders contact kunt opnemen).

Als uw inbox tijdens uw vakantie niet toegankelijk is, moet u dit duidelijk maken. Het goede nieuws is dat u eenvoudig een afwezigheidsautoresponder in Gmail in enkele minute.

het opzetten van een autoresponder in gmail

Houd er rekening mee dat afwezigheidsantwoorden niet bijzonder lang of gedetailleerd hoeven te zijn. Hier is een voorbeeld van een effectief afwezigheidsbericht dat direct ter zake komt:

bijbels nummer 333

Hallo,

Bedankt voor je bericht.

Ik ben niet op kantoor en heb geen toegang tot e-mail. Ik zal reageren als ik terugkom.

Dank je,

Kort, krachtig en to-the-point. Zie je hoe dat werkt?

Hoewel u zeker wat persoonlijkheid kunt toevoegen aan uw afwezigheidsberichten, is een botte toon misschien het beste om duidelijk te maken dat u niet beschikbaar bent.

7. Maak uw aftakas zichtbaar voor de rest van uw bedrijf

Alle taken die u van uw bord kunt halen terwijl u zich op vakantie voorbereidt, zijn een pluspunt.

Een concreet voorbeeld: u zou niet achter mensen aan moeten lopen om hen te laten weten dat u wat vrije tijd neemt. Overweeg niet alleen persoonlijk met mensen te praten en een autoresponder in te stellen, maar ook om uw PTO op te nemen in uw bedrijfsagenda.

Als uw bedrijf Slack gebruikt, kunt u uw PTO openbaar maken via de kalenderfunctie van het platform. slappe beschikbaarheid

Met Slack kunt u ook gebeurtenisherinneringen maken voor de PTO van uw werknemers. Dit is vooral handig voor grotere teams of gevallen waarin iemand van een andere afdeling (verkoop, HR) contact met u probeert te krijgen.

trello bord

Het openbaar maken van uw PTO is overigens niet alleen specifiek voor Slack. Dezelfde logica is van toepassing op Google Agenda of andere tools die uw team gebruikt om planningen te beheren.

8. Moedig uw team aan om hun voortgang bij te houden met projectmanagementtools

Stel dat u problemen heeft met loslaten op het werk en u wilt er zeker van zijn dat uw projecten soepel verlopen als u er niet bent.

Hé, geen probleem. Dat is precies waar projectmanagementtools zoals Trello van pas kunnen komen. Met een Kanban-bord kun je duidelijk zien wie waar aan werkt en hoe een project vordert.

Dit is niet alleen handig voor u als u de voortgang van uw team tijdens uw afwezigheid wilt volgen, maar ook om verantwoording af te leggen aan personen die als team werken.

Het hebben van dit soort visuele voortgangsrapporten maakt uw leven ook veel gemakkelijker wanneer u terugkeert van vakantie, omdat u in één oogopslag kunt zien wat er op uw afdeling gebeurt.

9. Maak je geen zorgen als je niet alles gedaan krijgt (zowel voor als na je terugkeer)

Leg niet te veel druk op jezelf om alles 'perfect' te hebben wat betreft je vakantieplanning.

Er gebeuren immers noodgevallen, net als lastminutevakanties. Als u merkt dat u plotseling niet op kantoor bent en niet in staat bent om u aan uw PTO-plan te houden, raak dan niet in paniek.

En dwing uzelf evenmin om 'inbox zero' te bereiken zodra u terug bent. Door simpelweg de bovenstaande tips te volgen, moet uw werklast hoe dan ook beter beheersbaar zijn.

10. Zorg ervoor dat u uw werkplek vlekkeloos achterlaat

Misschien is het laatste dat u doet terwijl u zich voorbereidt op een werkvakantie, uw bureau opruimen.

Simpel genoeg toch? Dit is echter niet alleen een beleefdheid voor uw collega's, het kan ook voordelen opleveren voor externe werknemers. Schoonmaken is ook mentaal gunstig voor u, omdat het gemakkelijker is om met een soort 'schone lei' de grond in te slaan wanneer u na vakantie weer aan het werk bent.

Als er niets anders is, is opruimen een manier om afstand te nemen van de telefoon of uw inbox terwijl u zich voorbereidt om vrij te nemen.

En daarmee sluiten we onze gids af!

Hoe ziet de voorbereiding op vakantie er voor jou uit?

Als u echt van uw vakantie wilt genieten en ervoor wilt zorgen dat uw collega's gemakkelijk de touwtjes in handen kunnen nemen terwijl u weg bent, gaat een beetje plannen een lange weg.

Door de vakantiechecklist hierboven te volgen, kunt u uw aftakas met een gerust hart gebruiken. Download onze sjabloon om deze stappen in de praktijk te brengen voor uw volgende vakantie:

Download PTO-sjabloon

Effectief kunnen plannen is een belangrijke vaardigheid voor managers van sociale media. Nu we het er toch over hebben, bekijk dan zeker onze gids voor essential sociale media vaardigheden om te zien hoe je nog meer een niveau kunt bereiken als marketeer.

Deel Het Met Je Vrienden: