Met de Covid-19-pandemie het beperken van reizen en overvolle persoonlijke bijeenkomsten, virtuele conferenties en evenementen hebben hun persoonlijke tegenhangers vervangen. In plaats van dat deze verstoringen de planning vertragen, lijkt het alsof er meer evenementen dan ooit zijn, tussen webinars en lanceringsevenementen en brancheconferenties.



Omdat deze virtuele evenementen tegenwoordig zo vaak voorkomen, zijn voorbereiding en een gevestigde strategie de sleutel tot het onderscheiden van de massa. Virtuele evenementen zijn geen nieuw concept. Bedrijven die rechtstreeks naar de consument gaan, hebben vaak alleen digitale diensten productlanceringen en sociale media-functies maken deze alleen maar eenvoudiger en gemakkelijker.



Als u voor het eerst een virtuele conferentie of evenement organiseert, wapent u dan met deze tips voor een succesvolle ervaring.

Soorten virtuele conferenties en evenementen

Veel persoonlijke evenementen kunnen worden omgezet in digitale ervaringen, mits u van tevoren de nodige planning maakt. Brancheconferenties met veel presentaties en sprekers werken in een virtuele omgeving, maar u zult ook moeten nadenken over hoe het gebruikelijke netwerkgedeelte van een persoonlijk evenement virtueel zal werken. Mensen gaan gedeeltelijk naar dit soort evenementen voor geïmproviseerde gesprekken en evenementen voor satellietnetwerken.

Naast brancheconferenties hebben we tal van voorbeelden gezien van virtuele evenementen, waaronder festivals, concerten, productlanceringen, bedrijfsbijeenkomsten en zelfs happy hours. Er is een virtueel alternatief beschikbaar voor bijna elk type evenement dat er is.

1. Budget, budget, budget

Het feit dat het nu een virtueel evenement is, wil niet zeggen dat u uw budget kwijt kunt raken. Ja, u kunt besparen op het afdrukken, persoonlijke technische ondersteuning, het reserveren van locaties en bewegwijzering, maar schrapt marketing niet helemaal uit. Virtuele evenementen hebben een lagere overhead dan persoonlijke evenementen, maar hoe meer activiteit en aanwezigheid u heeft, hoe meer budget u nodig heeft, vooral voor de ondersteunende technologie.

Het vervangen van een evenementenlocatie is de software of app die u gebruikt om het evenement te organiseren. Het aantal deelnemers, zowel sprekers als aanwezigen, en uw gewenste interactieniveau bepalen het type beheerplatform dat u gaat gebruiken. Sommige evenementen hebben volledig op Instagram Live plaatsgevonden, terwijl andere vooraf opgenomen video's zijn die op geplande tijden worden vrijgegeven.



18 engel nummer

Sponsoring is een belangrijk onderdeel van evenementenplanning, dus als je nog steeds swag wilt versturen of virtuele happy hours wilt organiseren, zorg er dan voor dat je je sponsorplan afstemt op wat een virtueel evenement nodig heeft. Die persoonlijke winkel die op het evenement zou zijn? Het kan nu een online dropship-winkel zijn met speciale aanbiedingen of aanbiedingen voor bezoekers.

Andere budgetteringsitems waarmee u rekening moet houden en die verband houden met virtuele evenementen, zijn onder meer: ​​zware promotie op sociale media, live ondertiteling, moderatie van reacties en het hosten van video's en documenten nadat het evenement is afgelopen. Kleinere evenementen zoals webinars en live streaming die de hele dag duren, hebben deze niet allemaal nodig, dus bekijk wat u prioriteit moet geven en wat u kunt besparen op uw budget.

2. Mix livestreams en vooraf opgenomen video's

Het bepalen van uw planning en het bezoeken van gesprekken die u niet wilt missen, zijn belangrijke onderdelen van een conferentie. Het voordeel van een virtueel evenement is dat je meestal lezingen kunt bekijken die je mist. Maar wat heeft het dan voor zin om aanwezig te zijn als u later alleen kunt kijken? Geef uw evenementen een boost en maak ze aantrekkelijker voor live bezoekers met leuke livestreams, virtuele breakout rooms of discussiechats en ander interactief materiaal.



Met vooropgenomen video's kunnen uw luidsprekers van de haak voor technologische problemen en kunnen ze indien nodig ook worden bewerkt. Aan het einde van elk van hun sessies kun je de sprekers laten meedoen in een live video of in de chatroom om vragen te beantwoorden, net als bij een persoonlijk evenement.

voorbeeld van een virtuele sessie op Facebook door California Academy of Sciences

De California Academy of Sciences had vroeger een weekblad NightLive-evenement ​Elk evenement had een onderwerp en omvatte relevante sprekers en demonstraties. Tijdens de pandemie heeft het museum deze wekelijkse evenementen omgezet in Virtual NightLife en NightSchool, beide live streaming-evenementen die een afspiegeling zijn van hun persoonlijke evenementen. Door deze op Facebook Live te hebben, worden reacties aangemoedigd en wordt de video ook opgeslagen zodat toekomstige deelnemers deze kunnen bekijken.

Livestreams, al dan niet ingeschakeld Facebook Live , Instagram of een ander streamingplatform, zijn veel interactiever voor iedereen en een toegevoegde waarde als bezoekers moeten betalen om aanwezig te zijn.

Door de twee soorten video's in één evenement te combineren, wordt het leuk en gedenkwaardig, en wordt de ouderdomsfactor overwonnen die strikt vooraf opgenomen video's kunnen hebben.

3. Bereid uw luidsprekers voor

Zorg ervoor dat uw sprekers volledig zijn voorbereid voor een volledig virtueel evenement. Bij grotere evenementen moeten testruns worden uitgevoerd voor internetsnelheid, comfortniveau met de technologie en microfooncontroles. Livestreamen en het evenementplatform gebruiken dat je kiest, kan een nieuwe ervaring zijn voor je sprekers, dus het is het beste om ze voor te bereiden op wat ze kunnen tegenkomen. Zullen ze de opmerkingen zelf moeten modereren? Moeten ze hun scherm delen voor een diapresentatie?

Enkele veelvoorkomende scenario's om u op voor te bereiden zijn:

  • De beste fysieke omgeving voor uw luidspreker vinden om onderbrekingen te minimaliseren en een helder geluid te hebben. Test, oefen en bereid apparatuur voor om ervoor te zorgen dat alle luidsprekers ongeveer hetzelfde geluidsniveau uitzenden om verrassende volumeveranderingen voor kijkers te voorkomen.
  • Als een scherm delen of livestream, tips over wat u op uw computer kunt uitschakelen, zoals alle meldingen in de wacht zetten.
  • Om commentaar te geven of niet om commentaar te geven? Idealiter heb je een aparte persoon die de opmerkingen modereert, zodat de spreker zich op zijn toespraak kan concentreren. Zorg er hoe dan ook voor dat ze bekend zijn met de gedragscode van het evenement en hoe ze moeten omgaan met aanstootgevende commentatoren
  • Technologie ellende. Wat gebeurt er als de technologie van de spreker het niet doet of als de software een storing vertoont of als hun dia's niet werken? Zorg dat u voor al deze mogelijke problemen back-upplannen hebt.

Ten slotte zijn sprekers een andere bron van promotie voor uw evenement. Je wilt dat ze reclame maken voor hun lezing, zodat hun huidige publiek het gevoel krijgt dat het evenement de moeite waard is om bij te wonen. Om dit voor sprekers gemakkelijker te maken, bereidt u verschillende promotiematerialen voor in ideale formaten voor sociale media en voorgestelde bijschriften. Op deze manier hoeven ze alleen maar de inhoud te plannen en in de bijschriften te plakken.

4. Schep verwachtingen voor bezoekers

Of het nu gaat om een ​​grote brancheconferentie of een livestream met één onderwerp, u moet effectief communiceren wat bezoekers mogen verwachten. Het stinkt om tijd vrij te maken om een ​​evenement bij te wonen, alleen om te beseffen dat het onderwerp te breed is of gericht op een ander publiek. Wees duidelijk in wat het evenement is en voor wie het is. Hoe onderscheidt het zich van alle andere virtuele evenementen die er zijn?

Als u een persoonlijk evenement omzet in een virtueel evenement, moet u bespreken hoe de belangrijkste functies er online uit zullen zien. Hoe ziet een welkomstreceptie en een keynote speaker-gedeelte eruit voor bezoekers? Publiceer, net als bij elk evenement, een schema. Laat ze weten of het vooraf is opgenomen, of er opmerkingen beschikbaar zijn, of de presentatie wordt opgeslagen en hoe de interactie eruit zal zien. Zijn video's van bezoekers in- of uitgeschakeld? Zijn er hashtags beschikbaar dus live-tweeten of aanvullend Twitter-chats zijn mogelijk?

Comic-con , een evenement dat historisch meer dan 130.000 bezoekers heeft aangetrokken, ging in 2020 helemaal virtueel. Om de persoonlijke ervaring na te bootsen, de geplande wedstrijden van het evenement, veel lezingen, een online tentoonstellingshal, kijkpartijen en meer.

Maak het heel gemakkelijk voor bezoekers om een ​​evenementenschema samen te stellen en de juiste links te hebben om naar toe te gaan wanneer het tijd is om aanwezig te zijn. Als er een evenementplatform wordt gebruikt, stuur dan handleidingen over het gebruik ervan en of downloads nodig zijn. Toegankelijkheidsfuncties zoals live ondertiteling en vertalingen moet ook in overweging worden genomen. Met een virtueel evenement heb je de mogelijkheid om je bezoekersaantal uit te breiden en effectief meer potentiële leads en zinvolle betrokkenheid te genereren. Degenen die niet naar het evenement konden reizen, kunnen nu het virtuele evenement bijwonen.

Reserveer ten slotte netwerktijd, vooral als het een brancheconferentie is die deze component meestal heeft. Door sponsors gehoste happy hours, een-op-een snelle gesprekken en actuele breakout rooms zijn manieren om netwerken aan te moedigen. Voor welk platform je ook besluit het evenement te organiseren, moedig bezoekers aan om hun profiel volledig in te vullen, zodat ze gemakkelijker in contact kunnen komen met collega's uit de branche.

5. Plan de promotie: voor, tijdens en na

Marketing, vooral op sociale media, zal een groot deel van uw voorbereiding uitmaken. Betalen voor advertenties op sociale media is een must voor digitale evenementen maar vergeet ook de bestemmingspagina's van evenementen en het verzenden van nieuwsbrieven niet. Evenementen zoals Sprout Sessions Digital 2020 een volledig promotieschema hebben dat begint vóór het evenement. De inspanning houdt ook niet op met de dag van het evenement: virtuele evenementen bieden volop gelegenheid om livestream en digitale inhoud wekenlang opnieuw te gebruiken.

Gelukkig voor jou maken virtuele evenementen het gemakkelijk om je ROI bij te houden. Tussen luisteren naar sociale media , trefwoord en taganalyserapporten en digitale advertentieanalyses, weet u zeker hoe goed uw campagne presteert.

MozCon , een persoonlijk evenement, ging digitaal in 2020. Op de landingspagina is duidelijk te zien wat bezoekers kunnen verwachten van het virtuele aspect. Sterker nog, hun promotie na het evenement omvat een betaalde videobundel die je kunt kopen als je niet aanwezig bent geweest.

Door virtuele evenementen met videosessies te hosten, beschikt u nu over een schat aan inhoud. Gebruik de inhoud opnieuw in andere formaten, zoals podcastafleveringen, citaatafbeeldingen en longform-artikelen.

Na afloop van het evenement bedank je alle betrokkenen en gebruik je vervolgonderzoeken om te begrijpen waar je de volgende keer aan kunt werken. Deze enquêteresultaten kunnen ook getuigenissen worden voor de evenementpromotie van volgend jaar.

Gevolgtrekking

Planning en voorbereiding zijn pijlers onder het hosten van een succesvolle virtuele conferentie of evenement. Als alle betrokkenen - sprekers, aanwezigen, moderators - weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze kunnen deelnemen, zorgt dit voor een veel vlottere ervaring. Virtuele evenementen hebben het voordeel dat ze goedkoper zijn, een groter publiek bezoeken en gemakkelijk te volgen analyses zijn, maar dit betekent niet dat u moet bezuinigen op andere noodzakelijke items.

Het veld van virtuele evenementen wordt met het jaar drukker, dus je moet effectief communiceren waarom de jouwe degene is die aanwezig is en niet de anderen. Extra functies zoals livestreams en live Q & A's zullen de deelname van bezoekers vergroten.

Bent u enthousiast om uw eigen virtuele conferentie of evenement te organiseren, maar heeft u wat inspiratie nodig? Gebruik sociaal luisteren om te zien welke actuele hiaten kunnen worden opgevuld.

Deel Het Met Je Vrienden: